De nieuwe vzw-wet : De deadline nadert !

1. Reeds bestaande formaliteiten :

Neerlegging van de ledenlijst : nog steeds is het verplicht om jaarlijks een lijst van de werkende leden neer te leggen. De werkende leden zijn de leden die lid zijn van de algemene vergadering (A.V.) en die dus beslissingsbevoegdheid hebben in de V.Z.W. Enkel hun namen moeten vermeld worden op de jaarlijks neer te leggen ledenlijst. De zogenaamde toegetreden leden hebben geen stemrecht op de A.V.. Om de V.Z.W. werkbaar te houden is het aangewezen om niet alle leden van een V.Z.W. te beschouwen als werkende leden. Wanneer men dit wel doet, en een V.Z.W. daardoor bv. 200 leden telt, dan is dit zware handicap : al deze mensen moeten bijeengeroepen worden voor de jaarlijkse A.V., zij hebben stemrecht bij de aanstelling van het bestuur, de wijziging van de statuten enz.

Opgepast : daar waar vroeger de ledenlijst moest neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van eerste aanleg, is dit intussen gewijzigd : thans moet de ledenlijst neergelegd worden ter griffie van de rechtbank van koophandel.

2. Formaliteiten van de nieuwe wet die reeds in voege zijn :

- Wijzigingen van de statuten.

Zoals voorheen moeten deze wijzigingen gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. De procedure hiervoor is echter gewijzigd : na stemming op de A.V. moeten wijzigingen aan de statuten vermeld worden op een specifiek daartoe bestemd formulier. (Dit formulier kan u bekomen op www.just.fgov.be of op de griffie van de rechtbank van koophandel). De wijzigingen moeten neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel. De griffier zorgt voor doorzending aan het Belgisch Staatsblad voor publicatie. De kostprijs is 126,45 EUR, bedrag dat u best kan betalen door middel van een cheque op naam van het Staatsblad die u afgeeft aan de griffier. Dit kan ook gebeuren per overschrijving.

Gezien u echter in de loop van dit jaar uw V.Z.W. moet aanpassen aan de nieuwe wet (zie hieronder) kunnen eventuele statutenwijzigingen best samen gebeuren met de aanpassing aan de nieuwe wet.

- Ontslag en benoeming van bestuursleden :

Ook deze beslissingen moeten gepubliceerd worden. Hiervoor geldt ongeveer dezelfde procedure als hierboven : gebruik maken van gelijkaardige formulieren en neerlegging ter griffie voor publicatie.

Opgelet : voor een nieuwe benoeming heeft u steeds het rijksregisternummer nodig ! Indien het gaat over niet-Belgen, dan heeft u het rijksregisterbisnummer nodig (SIS-kaart).

De publicatie van een wijziging van het bestuur kost eveneens 126,45 EUR.

- Boekhoudkundige verplichtingen :

Reeds vanaf 01.01.2005 tellen eveneens de nieuwe boekhoudkundige verplichtingen voorzien in de nieuwe V.Z.W.-wet. Samengevat : elke kleine V.Z.W. is verplicht een eenvoudige kas bank boekhouding te voeren, waarin alle bedragen die binnenkomen en uitgaan vanuit de kas en de bankrekening(en) moeten opgenomen worden. Eveneens is de V.Z.W. verplicht een jaarrekening op te stellen. Middelgrote en grotere V.Z.W.’s hebben zwaardere boekhoudkundige verplichtingen : best informeert u zich hiervoor bij uw boekhouder.

3. Aanpassingen te verrichten tegen 31.12.2005 :

Tegen 31.12.2005 moeten de statuten aangepast zijn aan de gewijzigde V.Z.W.-wet. Welke wijzigingen u moet doorvoeren hangt af van uw bestaande statuten.

Om een statutenwijziging door te voeren moet u een algemene vergadering bijeenroepen. Het voorstel van gewijzigde statuten moet gevoegd worden aan de oproeping dewelke de (werkende !) leden uiterlijk 15 dagen op voorhand moet bereiken.

Zodra de aanpassing van de statuten goedgekeurd is onder de vorm van “gewijzigde en gecoördineerde statuten” dan worden deze eveneens op een standaardformulier (ook te verkrijgen op voormelde website of op de griffie) ingevuld voor neerlegging en verdere publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Indien u op dit ogenblik uw raad van bestuur wil wijzigen, kan de publicatie ervan gebeuren in hetzelfde document als de publicatie van de gewijzigde en gecoördineerde statuten. Op die manier bespaart u kosten ! (slechts eenmaal 126,45 EUR).

De bedoeling van de wetgever is meer transparantie inzake V.Z.W.’s. De zaken zijn er echter niet gemakkelijker op geworden !