Is uw VZW wel in orde ?

De oprichting van de V.Z.W. gebeurde meestal met de hulp van een advocaat of boekhouder of soms gewoon op basis van een model uit één of ander boek. Eens de oprichting achter de rug is, geraken de wettelijke formaliteiten meestal wat in de vergeethoek.

Indien de V.Z.W. wettelijk in orde is, biedt zij ook bescherming aan haar leden. Deze leden kunnen bv. niet aangesproken worden door schuldeisers. De V.Z.W. vormt dan bij manier van spreken een beschermend schild tussen de leden van de V.Z.W. en de schuldeisers (dit noemt men rechtspersoonlijkheid).

Op welke formaliteiten moet u letten ?

1. Publicatie van de oprichtingsakte in de bijlage van het Belgisch Staatsblad. Zodra de V.Z.W. is opgericht, moet de oprichtingsakte (ook wel de statuten genoemd) gepubliceerd worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Hetzelfde geldt voor de eerste beheerraad die verkozen wordt op de stichtingsvergadering.

2. Neerlegging van de ledenlijst : na de oprichting moet jaarlijks een lijst neergelegd worden met alle leden van de V.Z.W. op de griffie bij de rechtbank van eerste aanleg (voor Genk is dit Tongeren). Ook bij uittreding of toetreding moet deze lijst neergelegd worden. Indien dit niet gebeurt, verliest de V.Z.W. haar rechtspersoonlijkheid ! De juridische bescherming die de wet biedt, valt dan weg.

3. Bijeenroepen van de jaarlijkse algemene vergadering : de V.Z.W.-wet schrijft voor dat minstens éénmaal per jaar de algemene vergadering van de leden moet bijeengeroepen worden. Best gebeurt de oproeping uiteraard schriftelijk met vermelding van alle agendapunten. Vaste items op de jaarlijkse algemene vergadering zijn het activiteitenverslag, het financieel verslag en de goedkeuring van het beleid van de beheerraad.

Vooraleer u een V.Z.W. opricht is het goed na te denken over de juiste structuur. De wet voorziet een algemene vergadering van de leden en een raad van bestuur.

In de algemene vergadering moeten niet noodzakelijk alle leden van een V.Z.W. zetelen. Indien u bv. een turnvereniging wilt oprichten, dan is het niet nodig dat alle mogelijke aangesloten leden uit de diverse groepen in de algemene vergadering zetelen. Een algemene vergadering van een V.Z.W. is werkbaar, wanneer zij bv. hooguit 20 à 30 leden telt.

Zoals hierboven uitgelegd, komt de algemene vergadering minstens éénmaal per jaar bijeen. Zij is het belangrijkste orgaan van de V.Z.W., gezien zij beslist over de benoeming van de raad van bestuur. Ook andere zeer ingrijpende beslissingen in het bestaan van de V.Z.W. moeten genomen worden door de algemene vergadering : de wijziging van het doel van de V.Z.W., de eventuele ontbinding van de V.Z.W.

De raad van bestuur houdt zich bezig met het “dagelijks bestuur” van de V.Z.W. Meestal vergadert de raad van bestuur van een V.Z.W. éénmaal per maand. Doorgaans bestaat een raad van bestuur uit 5 tot 10 leden.

Tot zover in een notendop enkele belangrijke wetenswaardigheden over een V.Z.W. Het loont zeker de moeite om uw (feitelijke) vereniging de structuur te geven van een V.Z.W. Op die manier weet u tenminste welke spelregels moeten gevolgd worden wanneer er conflicten ontstaan in de vereniging. Bovendien geniet u van de hoger vermelde wettelijke bescherming als lid en bestuurder van de V.Z.W.